Dzięki portalom i giełdom transportowym dosyć łatwo jest znaleźć firmę, która świadczy usługi spedycyjne lub transportowe. Jednakże, w takim wypadku zazwyczaj ograniczamy się do kontaktu przy użyciu emaila lub telefonu z wybraną spedycją. Brak bezpośredniej wizyty w siedzibie firmy zwiększa ryzyko, że transport zlecimy firmie nieuczciwej lub wręcz nieistniejącej, co może mieć opłakane skutki.
W najlepszym wypadku zleceniobiorca nie podejmie przesyłki, jednakże znacznie gorsza będzie sytuacja, kiedy transportowany towar zostanie uszkodzony albo zleceniobiorca zniknie wraz z naszą przesyłką. Na szczęście, dzięki ogólnodostępnym i bezpłatnym informacjom zawartym w Internecie, ryzyko nietrafnego doboru kontrahenta może być znacząco ograniczone. Jakie informacje zatem sprawdzić, zanim nawiążemy współpracę? Jak ocenić i sprawdzić działalność spedycyjną, aby nie mieć wątpliwości i być pewnym, że dokonaliśmy właściwego wyboru? W tym odcinku przedstawiamy, jakie wymogi formalne firma spedycyjna powinna spełnić aby prowadzić działalność, oraz jak te wymogi sprawdzić.
CEIDG i KRS
Przede wszystkim należy upewnić się, iż firma spedycyjna, z którą zamierzamy nawiązać współpracę rzeczywiście istnieje. W tym celu należy sprawdzić jedno z dwóch źródeł:
- Centralną Ewidencję i Informacje o Działalności Gospodarczej (CEIDG) – w sytuacji kiedy firma zarejestrowana jest jako jednoosobową działalność gospodarcza lub spółka cywilna.
- Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) – dla spółki prawa handlowego. KRS nie uwzględnia osób fizycznych prowadzących działalność.
W obu bazach zweryfikujemy nazwę podmiotu, NIP, regon, profil działalności firmy na podstawie kodów PKD. Kody PKD informują, jaki jest zakres działalności firmy – działalności spedycyjnej odpowiada kod PKD 52.29.C. Należy zwrócić uwagę, czy dzielność spedycyjna lub transportowa jest dominująca dla profilu firmy, czy być może tylko jedną z wielu dziedzin, którymi firma się zajmuje. O ile np. działalność spedycyjna może być powiązana z dzielnością konsultingową lub działalnością informatyczną np. gdy dodatkowo firma świadczy usługi konsultingowe dla branży spedycyjnej lub sprzedaje oprogramowanie), to szeroki profil usług świadczonych przez firmę np. spedycja, nieruchomości, handel, budownictwo, może wzbudzić pewne wątpliwości – właściwie nie wiadomo czym firma się zajmuje i jaka jest jej specjalizacja. Może świadczyć to, że firma zajmuje się wszystkim, co przynosi jakikolwiek dochód, nie zwracając szczególnej uwagi na jakość świadczonych usług.
Ponadto, KRS pozwala na sprawdzenie m.in. czy spółka nie jest w upadłości, a także kto ją reprezentuje. Natomiast w CEIDG znajdziemy odpowiedniki w postaci danych o właścicielu firmy oraz jej statusie: aktywna, zawieszona lub zamknięta. W ww. bazach mogą znaleźć się także informacje
o specjalnych pozwoleniach np. licencja na pośrednictwo przy przewozie rzeczy.
Portal Podatkowy
Kolejną istotną informacją jest sprawdzenie, czy firma jest czynnym podatnikiem VAT. Informację tę można zweryfikować na stronie Portalu Podatkowego. Dlaczego informacja dot. statusu podatnika jest ważna? Jedną z zasad VAT jest neutralność oznaczająca, że ciężar podatku ponosi ostateczny konsument, a nie przedsiębiorca. Dlatego też ogólnie przyjęta jest zasada naliczania VAT przy sprzedaży, a odliczania VAT poniesionego przy zakupie. Aby jednak taki „łańcuch” spełniał swoje zadanie, uczestniczący w nim przedsiębiorcy powinni być zarejestrowani jako podatnicy VAT. Dlatego – w przypadku wystąpienia wątpliwości – warto upewnić się, czy wystawiający nam fakturę sprzedawca jest podmiotem zarejestrowanym.
KREPTD
Ponadto firma powinna mieć uregulowaną sytuację prawną w zakresie swojej działalności. Firma powinna przede wszystkim posiadać licencję na wykonywanie transportu drogowego w zakresie pośrednictwa przy przewozie rzeczy. W przypadku przewozu niektórych towarów, np. odpadów, towarów niebezpiecznych, potrzebne będą dodatkowe zezwolenia. Z założenia, informacje o tych licencjach powinny być dostępne w Krajowym Rejestrze Elektronicznym Przedsiębiorców Transportu Drogowego (KREPTD). Niestety, w praktyce, jak na razie, urzędy przekazują informacje o przedsiębiorcach z dużym opóźnieniem (liczonym w latach) do Rejestru. Dlatego często dochodzi do sytuacji, w której firma posiada wymagane licencje, a pomimo tego nie pojawia się w rejestrze. Wobec tego, rejestr ten nie jest obecnie zbyt przydatny. Dlatego warto sprawdzić czy informacja dot. posiadanych licencji nie znajduje się już we wpisach w CEIDG lub KRS. Ewentualnie można sprawdzić, czy skan licencji jest opublikowany na stronie internetowej firmy jak np. tutaj lub po prostu poprosić o firmę o przesłanie takiego skanu.
Podsumowanie
Podsumowując, sprawdzamy firmę spedycyjną przede wszystkim w:
- CEIDG (jednoosobową działalność gospodarcza lub spółka cywilna) lub KRS w pozostałych przypadkach
- Portalu Podatkowym,
- KREPTD (nie zawiera wszystkich danych)